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Ihr virtuelles Business Management

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Claudia-Patricia Hamar

Virtuelle Assistenten werden kurz VPA oder auch VA genannt und sind Menschen, die für ihre Kunden verschiedenste Aufgaben durchführen können. Ein virtueller Assistent wird vor allem für Aufgaben genutzt, die eher unliebsam sind und sehr viel Zeit rauben. Aufgaben, die vom eigentlichen Kerngeschäft abweichen und für die man oft Überstunden machen müsste. Wie der Name schon verrät, agiert man virtuell mit seinem Assistenten. Noch genauer bedeutet dies, dass der Assistent die neue Kommunikationstechnologie nutzt.

 

Virtuelle Assistenten arbeiten mit Computern, mit dem Internet, mit dem Telefon, mit dem Handy und auch via Mail. Es spielt somit keine Rolle, wo der Kunde sich befindet oder wo der Assistent ansässig ist. Die meisten Assistenten arbeiten für mehrere Kunden und arbeiten jeden Auftrag ab.

 

Die Arbeitsprozesse und auch die angebotenen Leistungen sind von Anbieter zu Anbieter natürlich verschieden. Was genau der virtuelle Assistent alle zu bieten hat, hängt auch von seinen Fähigkeiten ab. Im Grunde ist es aber so, dass erst einmal die Auftragsvergabe erfolgt und somit auch die Aufgabenbeschreibung. Der Kunde setzt meist eine Zeitvorgabe mit ein, an die sich der Assistent zu halten hat. Es kann auch ein fester Abgabetermin sein. Je nach Anbieter gibt man den Auftrag gleich an einen Assistenten weiter oder aber an ein Unternehmen, welches mehrere VPAs beschäftigt und die Aufgaben sinnvoll verteilt. Der Kunde erhält natürlich eine Auftragsbestätigung und falls Unklarheiten bestehen, wird vorab noch einmal der Kontakt gesucht. Der Kunde legt fest, wie er die Arbeitsergebnisse erhalten möchte, zum Beispiel via Mail oder Fax oder auch gleich auf dem Blog oder anderes. Zum Abgabetermin erfolgt dann die Übermittlung und im Grunde ist der Auftrag somit erledigt. Die Abrechnung fällt bei allen Anbietern unterschiedlich aus, bei manchem zahlt man via Vorkasse, bei anderen erst nach der erledigten Arbeit. Auch kann es sein, dass man für bestimmte Dienstleistungen bezahlt oder aber einfach nach einem vereinbarten Stundensatz zahlt.

 

Das Tätigkeitsfeld des virtuellen Assistenten beinhalten verschiedenste Aufgaben, ganz nach Spezialisierung. So kann ein VPA die Reiseplanung übernehmen, die Recherche von bestimmten Dingen im Internet. Der virtuelle Assistent kann aber auch Termine vereinbaren, Einkäufe erledigen oder anderes.  Vielleicht braucht man den Assistenten für Concierge Aufgaben oder aber auch für eine Eventorganisation. Für das Büro kann man seinen Assistenten für die Korrespondenz, für die Terminplanung und auch für die Erstellung von Briefen und Mails einstellen. Wenn es um kaufmännische Aufgaben geht, könnte der VPA auch Vorlagen erstellen, ebenso Dokumente und Präsentationen. Auch Übersetzungen sind durchaus möglich oder die Pflege von Datenbanken. Weiterhin kann man aber auch Marketing- und Vertriebsmaßnahmen übergeben, verschiedenste Webaufgaben in Auftrag geben, Grafiken anfertigen lassen oder auch Texte erstellen lassen. Es gibt viele Möglichkeiten, die sich mit dem virtuellen Assistenten bieten, man muss nur genau hinschauen, was einem geboten wird.

 

Mit dem virtuellen Assistenten kann man durchaus mal früher Feierabend machen, sich um andere Kunden kümmern,  unbekümmert in ein Meeting gehen, sich nicht mit Kunden herumärgern. Manchmal gibt man einfach Aufgaben in gute Hände, auf die man selbst keine Lust hat oder für die man seine wertvolle Zeit nicht einsetzen möchte! Und doch kann man sicher sein, dass diese Arbeiten seriös und fachgerecht ausgeführt werden!

 

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